Dokumenty

Dokumenty

Dokumenty wymagane do przeprowadzenia czynności notarialnej, wraz z danymi stron oraz podstawowymi informacjami dotyczącymi planowanej czynności, powinny zostać przekazane do kancelarii przed wcześniej uzgodnionym terminem wizyty u notariusza.

Dokumenty niezbędne do dokonania czynności notarialnych

Dostarczenie tych materiałów z wyprzedzeniem pozwala na odpowiednie przygotowanie czynności, w tym sporządzenie projektów dokumentów (np. aktu notarialnego czy aktu poświadczenia dziedziczenia), a także usprawnia i przyspiesza przebieg samego spotkania w kancelarii.

Dokumenty niezbędne do sporządzenia aktu notarialnego zależą od charakteru danej sprawy. Poniżej przedstawiono zestawienia dokumentów dotyczących najczęściej wykonywanych czynności notarialnych, jednak katalog ten nie obejmuje wszystkich możliwych przypadków.

1. Umowa sprzedaży lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość

W celu sporządzenia aktu notarialnego wymagane są dokumenty potwierdzające prawo własności, w szczególności:

  • wypis aktu notarialnego,
  • prawomocne postanowienie sądu o nabyciu spadku,
  • akt poświadczenia dziedziczenia,
  • inne prawomocne orzeczenia sądowe.

Dodatkowo należy przedłożyć:

  • aktualny odpis księgi wieczystej prowadzonej dla lokalu (przygotowuje notariusz),
  • Wypis z rejestru gruntów (z adnotacją, że przeznaczony do dokonywania wpisów w księdze wieczystej)
  • Wypis z rejestru lokali (z adnotacją, że przeznaczony do dokonywania wpisów w księdze wieczystej)
  • świadectwo charakterystyki energetycznej,
  • zaświadczenie o położeniu nieruchomości na obszarze rewitalizacji oraz o położeniu na obszarze Specjalnej Strefy Rewitalizacji,
  • zaświadczenie o braku osób zameldowanych w lokalu (fakultatywnie),
  • dokument ze wspólnoty mieszkaniowej potwierdzający brak zaległości w opłatach eksploatacyjnych (fakultatywnie).

2. Umowa sprzedaży spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu

Niezbędne dokumenty obejmują:

  • zaświadczenie wydane przez spółdzielnię, zawierające:
    • dane osoby, której przysługuje prawo do lokalu,
    • podstawę nabycia tego prawa,
    • informacje o ewentualnych zaległościach w opłatach,
  • aktualny odpis księgi wieczystej (jeśli jest prowadzona) - (przygotowuje notariusz).

Tytuł prawny do lokalu może wynikać m.in. z:

  • przydziału,
  • umowy ustanowienia spółdzielczego prawa,
  • aktu notarialnego,
  • umowy przekształcenia prawa lokatorskiego,
  • orzeczenia sądu lub aktu poświadczenia dziedziczenia.

Dodatkowo wymagane są:

  • zaświadczenie o braku osób zameldowanych (fakultatywnie,
  • świadectwo charakterystyki energetycznej.

3. Umowa sprzedaży nieruchomości

Do aktu notarialnego należy przygotować:

  • dokument potwierdzający własność (np. akt notarialny, postanowienie sądu, akt poświadczenia dziedziczenia),
  • aktualny odpis księgi wieczystej (przygotowuje notariusz),
  • wypis z rejestru gruntów (z odpowiednią adnotacją do celów wieczystoksięgowych),
  • zaświadczenie o przeznaczeniu nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego lub o jego braku,
  • decyzję o warunkach zabudowy (jeżeli została wydana i brak jest planu miejscowego),
  • zaświadczenie o położeniu nieruchomości na obszarze rewitalizacji oraz o położeniu na obszarze Specjalnej Strefy Rewitalizacji,
  • aktualne zaświadczenie z którego wynika że sprzedawana nieruchomość nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją, o której mowa w art. 19 ust. 3 ustawy o lasach.

W przypadku nieruchomości zabudowanych mogą być wymagane również:

  • dokumenty dotyczące budowy (np. pozwolenie na budowę, odbiór budynku),
  • świadectwo charakterystyki energetycznej (jeśli sporządzono),
  • zaświadczenie o braku osób zameldowanych w budynku mieszkalnym.

W sprawie sprzedaży nieruchomości rolnych proszę każdorazowo kontaktować się z notariuszem w celu uzyskania informacji dot. wymaganych dokumentów.

4. Umowa darowizny

Do sporządzenia aktu darowizny konieczne jest przedstawienie dokumentów potwierdzających prawo do przedmiotu darowizny, np.:

  • aktu własności nieruchomości,
  • wypis z rejestru gruntów,
  • wypis z rejestru lokali (jeżeli darowizna dot. lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość).

5. Ustanowienie służebności

  • aktualny odpis księgi wieczystej (przygotowuje notariusz),
  • dokument potwierdzający własność nieruchomości.

Przy ustanowieniu służebności przesyłu należy dodatkowo wskazać dane podmiotu uprawnionego (nazwa, adres, REGON, KRS) oraz jeśli to możliwe dostarczyć mapę z przebiegiem służebności.

6. Akt poświadczenia dziedziczenia

Wymagane dokumenty to:

  • akt zgonu spadkodawcy,
  • zaświadczenie o numerze PESEL osoby zmarłej,
  • testament (jeśli istnieje),
  • odpisy aktów stanu cywilnego spadkobierców.

Na ich podstawie notariusz ustala krąg spadkobierców i sporządza akt, który następnie trafia do Rejestru Spadkowego.

7. Testament Notarialny

Wymagane dokumenty to:

  • Dokument tożsamości osoby sporządzającej testament,
  • Dane spadkobiercy wraz numerem PESEL.

W przypadku testamentów z zapisem windykacyjnym proszę kontaktować się z notariuszem w celu uzyskania informacji dot. wymaganych dokumentów.

8. Rozdzielność majątkowa

Do zawarcia umowy majątkowej małżeńskiej potrzebny jest:

  • skrócony odpis aktu małżeństwa.

Umowa może zostać zawarta zarówno przed ślubem, jak i w trakcie małżeństwa, regulując zasady zarządzania majątkiem. Forma aktu notarialnego zapewnia jej skuteczność wobec osób trzecich.

9. Umowa o podział majątku wspólnego

Do sporządzenia aktu wymagane są:

  • dokumenty potwierdzające własność składników majątku (np. akty notarialne, umowy, odpisy ksiąg wieczystych),
  • dokument potwierdzający ustanie wspólności majątkowej (np. wyrok rozwodowy, separacja lub umowa majątkowa),
  • odpis aktu małżeństwa.

W umowie określa się sposób podziału majątku między stronami.

Każdorazowo należy pamiętać, że przedstawiona lista dokumentów ma charakter ogólny i orientacyjny i nie wyczerpuje wszystkich czynności notarialnych. W zależności od indywidualnego przypadku oraz specyfiki planowanej czynności notarialnej, zakres wymaganych dokumentów może się różnić lub zostać rozszerzony.

Dlatego przed planowaną wizytą u notariusza zaleca się każdorazowy kontakt z kancelarią – telefonicznie, mailowo lub osobiście. Na miejscu można uzyskać bezpłatną informację dotyczącą wymaganych dokumentów oraz przebiegu czynności. Pozwoli to uniknąć braków formalnych i sprawnie przeprowadzić planowaną czynność notarialną.